Medisch secretaresse

Dit wordt je nieuwe baan
In deze sleutelrol ondersteun je zowel een manager als een afdeling vanuit inhoudelijke expertise en ervaring. Jij bent de steun en toeverlaat en ziet het als een uitdaging om structuur en rust aan te brengen in de dagelijkse hectiek. Je signaleert en coördineert activiteiten ter voorbereiding op of die voortvloeien uit besprekingen, vergaderingen en projecten en bewaakt de afhandeling hiervan.

De focus binnen de functie ligt op:

• Het beheren van de complexe agenda;
• Het binnen de kaders bewaken en afhandelen van email van de manager;
• Het afhandelen van telefoongesprekken met interne en externe contacten;
• De secretariële- en managementondersteuning in algemene zin alsook bij projecten, programma’s, beleidsvorming/plannen;
• Het invoeren en bewerken van diverse administratieve gegevens alsook het onderhouden van het (digitale) archief;
• Het plannen, notuleren en bewaken vervolgacties van vergaderingen.

Regelen en organiseren is helemaal jouw ding, daarnaast voer je jouw taken ook met oog voor detail uit, je stelt je flexibel op en kunt efficiënt prioriteiten stellen aangezien dringende taken vaak onverwacht opduiken.

De afdeling en je collega's
Je ontvangt rechtstreeks leiding van de manager en werkt nauw samen met twee andere secretaresses.

Dit ben jij
Als secretaresse breng jij een frisse energie mee, jij weet van aanpakken, bent doortastend en hebt een proactieve instelling waardoor je de clustermanager gevraagd en ongevraagd informeert over lopende zaken en ondersteunt in de uitvoering van haar werkzaamheden. Je beschikt over een flexibele, proactieve instelling, kunt goed organiseren, bent weerbaar, initiatiefrijk en integer. Jouw kennis van gangbare office- software programma’s is aantoonbaar aanwezig en op bovengemiddeld niveau.

Je bent in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken, je kunt prioriteiten stellen en beschikt over organisatiesensitiviteit. Daarnaast heb je uitstekende communicatieve vaardigheden in zowel schriftelijke als mondelinge zin. Jij beschikt over meerdere jaren werkervaring in een soortgelijke functie op hbo-niveau.